Proje kısaca, amaç ve hedefleri belirlenmiş, belirli bir maliyetle ve belirlenen bir sürede tamamlanması beklenen iş ya da işler bütünüdür.
Proje yönetiminin amacı, projenin en uygun zamanda, en düşük maliyette ve en kaliteli şekilde tamamlanmasıdır.
Günlük hayattan projeye örnek verecek olursak, yemek pişirmek bir projedir. Yemeğin tamamlanması için başlanması gereken zaman (kuru fasulye yemeği yapılacak ise bir gün öncesinden fasulyeleri suya koyarız), gerekli malzemeler (projenin gerçekleşmesi için maliyet) ve tamamlanması gereken saat (başlangıçtan itibaren tamamlanması gereken zamana kadar olan süre proje zamanıdır) ev hanımı yani proje yöneticisi tarafından belirlenmiştir. Her gün kocasına ve çocuklarına güzel bir akşam yemeği hazırlayan ev hanımı, en başarılı proje yöneticisidir bana göre. Proje için gerekli kaynakları kocasına(sponsor) temin ettiren, tabakları masaya büyük çocuklara taşıttıran ve ekmeği küçük çocuğa aldırtan ev hanımı, sponsor ve proje ekibiyle ne de güzel örnek oldu konumuza. Biz de böyle olmuyor diyeniniz olabilir. Her yiğidin yoğurt yiyişi farklıdır diyelim ve annelerimize sonsuz teşekkürlerimizi buradan iletelim.
Örnekleri genişletecek olursak, yazılım programı yapmak, hastane inşa etmek, düğün organize etmek, datacenter kurmak (sistem odası, yüksek hızda internet, donanımlar, ağ yapısı vb.) ayrı ayrı projelerdir.
Projenin ana elemanları
Zaman: Ürün ya da hizmetin gerçekleştirmesi için takvim hazırlanır. Bu takvimde proje başlangıç tarihi ve bitiş tarihi yani projenin ne kadar zamanda tamamlanacağı belirlenir. Proje içindeki her iş parçacığının da başlama ve bitiş tarihlerinin belirlenmesi ve takvime uygun şekilde yürütülmesi de takvim de yer alır ve bunların takibi proje yöneticisi tarafından yapılır. Zamanında tamamlanamayan projelerden dolayı sponsor veya müşteriye tazminat ödenmesi gerekebilir. Bu da maliyeti artıracaktır. (Daha kötüsü tazminatı ödediğiniz gibi işi de kaybedebilirsiniz)
Kapsam: Sponsor veya müşterinin hangi ürün ya da hizmeti elde etmek istediği ayrıntılarıyla tanımlanır.
Maliyet: Projenin tamamlanması gereken bütçenin belirlenmesidir. Donanımlar, bilgisayar ağları, yazılımlar, yazılımcı maaşı, sistem uzmanı maaşı vb. projenin yönetimi ve gerçekleşmesi için tüm araç, gereç ve ekibin maliyetidir. Projenin maliyet yönetimi, zaman-maliyet ilişkisinin iyi düşünülüp tasarlanmasıyla projenin belirlenen tarihte bitmesini amaçlayan işler bütünüdür. Zaman uzarsa, üstte bahsedilen tazminattan ziyade oluşacak maliyetlerde vardır. Ekibin maaşı, kira vb.
Bir projenin başarılı sonuçlanması bu üç kısıt ile ölçülmektedir. Projenin amacında da söylediğimiz gibi en uygun zamanda, en uygun maliyette ve en iyi kalitede olmalıdır. Tabiki de sponsor yada müşterinin memnuniyeti de olmak zorundadır.
Müşteri ya da sponsor tarafından bu üç kısıt öyle bir istenir ki, üç kuruşa bir günde yeni ve daha güzel bir dünya yaratmanız beklenir.
Bilişim sektöründe bir projenin hem çok ucuz hem çok kaliteli hem de çok kısa zamanda tamamlanması imkansıza yakındır. Bunlardan birinden taviz verilmeli ikisi ile yola devam edilmelidir.
